Веб-система для обліку задач та часу їх виконання, формування звітів по витратам часу, будування діаграм ганта та інше.

Майже всі компанії, особливо з практикою віддаленої роботи, на певному етапі стикаються з проблемою – як коректно підрахувати час роботи співробітників та як контролювати виконання ними задач.

Наша компанія не стала виключенням. Кількість наших співробітників завжди була десь 15 осіб і навіть за такою невеликою кількістю було важко стежити. Тривалий час всі рішення проходили через керівника, який в певні моменти просто не встигав відповісти на питання співробітника, що гальмувало роботу.

Ми зрозуміли, що нам потрібна система з чітким переліком задач, яка дозволяє працівникам самостійно фіксувати свій робочий час і переходити від завдання до завдання, запобігаючи простоям у роботі.

Ми почали з вивчення найпопулярніших на ринку трекерів часу, але швидко зрозуміли, що жоден з них не задовольняє нас на сто відсотків. Особисто нас найбільше цікавило дві речі: облік часу та опція допрацювання трекера під власні потреби. Зрештою, ці можливості ми знайшли у системі контролю помилок Mantis. Вона мала зручний облік часу та відкритий похідний код. Тому саме її ми взяли за основу, дещо доробили функціонал та модулі для підрахунку часу, реалізували різноманітні звіти (табличні, графічні) та діаграми Ганта. В результаті ми отримали багтрекер К2 MantisBT й почали застосовувати його на практиці.

На початку наші співробітники побоювалися, що програма буде відвертати їх увагу та займати зайвий робочий час. Але згодом багтрекер чудово запрацював та успішно використовується нами й дотепер, даючи велику кількість переваг.

Багтрекер К2 MantisBT дає співробітникам ряд переваг:

- контроль над своїми задачами в режимі реального часу. Співробітники бачать весь їх список та можуть планувати власний робочий час. Якщо виконання якоїсь задачі вимагає уточнення від замовника чи керівника, в очікуванні можна перейти до іншого завдання, а не зупиняти роботу та втрачати дорогоцінний час, а отже, й кошти;

- самостійно обирати, скільки працювати. Багтрекер К2 MantisBT фіксує використаний на роботу час, отже, в кінці місяця компанія виплачує зарплатню згідно з цими витратами. Це певним чином може заохотити спеціаліста працювати більше, адже він знає, що має погодинну ставку й весь відпрацьований ним час буде оплачений;

- зручність та простота. Можна подивитись будь-яку задачу, зафіксувати свій час та написати короткий коментар – це забирає не більше як хвилину. Якщо треба зробити звіт, система оформлює його автоматично, а отже, програмісти не витрачають власний час на підрахунок;

- можливість оцінювати свої зусилля. Завдяки власним коментарям легко зрозуміти, що робилося й протягом якого періоду, порівняти ці витрати та зрозуміти, наскільки вони оптимальні. Це дає змогу виявляти власні неефективні стилі роботи, виправляти помилки та планувати свою діяльність;

- захищеність перед замовником. Якщо останній починає ставити питання на кшталт “чому так довго”, завжди можна відкрити трекер і все перевірити; також керівник може звітувати про працівника без його участі або взагалі не інформувати замовника, хто саме працював над задачею.

Клієнти зразу оцінили сервіс багтрекінгу, бо за допомогою його робиться:

- Проводиться контроль задач та витрат часу й використання бюджету клієнта, адже система дає змогу зробити статистику за будь-який період. Наприклад, деякі замовники просять попереджати, що витрачається більше запланованого ними часу. Таким чином, вони не використовують надлишок робочих годин, отже, не платять штрафні санкції;

- задачі фіксуються не тільки нами, а й клієнтами. Вони самостійно можуть сформувати завдання та призначити виконавця;

- існує можливість налаштувати автоматичні звіти витрат часу для клієнта.

- Можливість відзвітувати перед клієнтом покроково за будь-який період, якщо у того з‘явиться такий запит. Достатньо зробити у багтрекері вибірку по необхідному клієнту – і система сама сформує необхідний звіт. В результаті всі задоволенні й не виникає конфліктних ситуацій;

- легко побудувати графік динаміки споживання робочих годин. Це допомагає планувати час, кількість співробітників для виконання задачі та їх завантаженість, а також дозволяє не брати більше замовлень, ніж підприємство може виконати;

- по кожній задачі видно всю історію змін. Це зручно для звіту перед клієнтом, щоб точно бачити всі етапи виконання задачі, особливо якщо їх було багато;

- можливість виявляти неефективні підходи до роботи, які можуть перешкоджати розвитку бізнесу;

- погодинні ставки працівників дозволяють оцінити, скільки вартує компанії кожен проєкт;

- зростання бізнесу і заохочування співробітників, бо дає можливість вести роботу на обслуговуванні, а не на проєктах, й отримувати стабільний прибуток за місяць. В результаті не виникає ситуації, коли, наприклад, оплата була внесена за 5 годин, а виконання роботи вимагало 50 годин;

- в багтрекері К2 MantisBT можна фіксувати всі онлайн-зустрічі та зум-конференції із замовником – і згодом він оплачує витрачений на них час.

- Можливість фільтрувати дані по проєктам й працювати в них;

- система працює дуже швидко; відправляє повідомлення поштою та розуміє розподіл між користувачами;

- можна робити різні звіти – скільки було зроблено за день, за місяць, в попередньому періоді тощо;

- кожне завдання має свій статус, який, в свою чергу, відображається різними кольорами та призначений для різних цілей;

- існує опція побудови діаграм Ганта, де можна вказати заплановані задачі та витрати часу на них. Так досягається прозорість процесу та заохочується робота співробітника, тому що він впевненій, що вказаний ним час оплатиться. Якщо у замовника виникнуть питання, завдяки історії задач є можливість довести, що робота зроблена за адекватний час.